Jak rozliczyć delegację z pracodawcą?

Przedstawiamy przewodnik, który odpowie na pytanie, jak rozliczyć podróż służbową. Znajdziecie w nim wskazówki dotyczące diet, kosztów transportu i noclegów oraz inne przydatne informacje.

Jak rozliczyć delegację z pracodawcą?
Koszty podróży służbowych pod lupą

Pamiętajcie o tym, że w momecie, kiedy pracodawca wysyła pracownika w delegację, musi pokryć określone należności.

ABC podróży służbowej

 

Czym jest delegacja?

Podróż służbowa, inaczej nazywana delegacją, następuje w każdej sytuacji, w której zadanie zlecone pracownikowi przez pracodawcę musi zostać wykonane w innym mieście niż siedziba firmy lub miejsce zamieszkania (określonym w umowie o pracę). Mowa tutaj o sytuacjach wyjątkowych, które zdarzają się wraz z koniecznością wykonania obowiązków służbowych. Pracownik ma prawo uzyskania zwrotu kosztów poniesionych w trakcie delegacji.
 

Co określa zasady podróży służbowej?

Wysokość oraz warunki zwrotu kosztów delegacji krajowej pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r.

Co z pozostałymi pracownikami?
Otóż wysokość ich należności powinna być określona w tak zwanym układzie zbiorowym pracy. Często zasady te znajdziemy także w regulaminie wynagradzania, a jeżeli takich nie ma, wtedy kierujemy się do umowy o pracę lub do powyższego rozporządzenia.

 

Jak wygląda zwrot kosztów podróży?

Za czas podróży służbowej pracownik ma prawo do wynagrodzenia za pracę, diet oraz zwrotu kosztów z tytułu przejazdów, noclegów, a także za dojazdy środkami komunikacji miejskiej czy innych wydatków, które udokumentujemy i rzeczywiście musieliśmy posieść w czasie podróży służbowej. Pamiętajmy o tym, że należy nam się zwrot każdej kwoty dotyczącej dodatkowych wydatków, które ponosimy w celu wykonywania naszej pracy poza miejscowością, w której znajduje się nasza firma.  
 

Co należy do kosztów delegacji?

Rozporządzenie określa zwrot jakich kosztów podróży służbowej należą się pracownikowi.

Dieta

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i prawnie wynosi 30 zł na dobę. Firmy mogą jednak indywidualnie ustalić wyższą dietę - przed wyjazdem warto zatem tą informację potwierdzić w przepisach wewnętrznych.

W przypadku, gdy pracodawca pokrywa część wydatków za wyżywienie, dzienna dieta zostaje odpowiednio zmniejszona: otrzymamy odpowiednio 25% mniej, jeśli mamy zapewnione śniadanie lub kolację oraz 50% mniej w przypadku obiadu. Pamietaj, iż dieta nie przysługuje pracownikowi, który ma zapewnione całodniowe wyżywienie.

W przypadku podróży zagranicznych za granicę, dieta może zostać wyznaczona zgodnie z rozporządzeniem, w którym znajdziemy należne kwoty w zależności od celu podróży. Dieta zagraniczna może jednak być określona indywidualnie w każdej firmie (np. w regulaminie lub umowie o pracę) i być równa diecie krajowej.

Zasady obliczania diety w zależności od długości trwania delegacji:

  1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż 24 godziny i wynosi:
  • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
  • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  1. jeżeli podróż trwa dłużej niż dzień, to za każdą dobę przysługuje nam dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale jednak rozpoczętą dobę:
  • do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
  • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Podróżując służbowo za granicę, możemy dodatkowo liczyć na 1/3 diety, jeśli delegacja trwa mniej niż 8 godzin.

UWAGA!
Dieta nie przysługuje pracownikowi, który jest delegowany do miejscowości swojego czasowego lub stałego pobytu!  

Transport

Każdemu zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów poniesionych na przejazd do miejsca wykonywania zadań służbowych oraz za poruszanie się na miejscu delegacji.

Za zgodą pracodawcy pracownik może odbyć podróż służbową własnym samochodem osobowym, a także motocyklem lub motorowerem, który nie jest własnością pracodawcy. Mamy wtedy  prawo do zwrotu kosztów przejazdu w wysokości, która stanowi iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu, czyli tzw. kilometrówka. Należy wartości te ustalić wcześniej z naszym szefem, nie mogą one jednak przewyższać stawek z rozporządzenia.

Maksymalne stawki za 1 km przebiegu wynoszą obecnie:

  • 0,5214 zł - dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3,
  • 0,8358 zł - dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności skokowej powyżej 900 cm3,
  • 0,2302 zł - dla motocykla,
  • 0,1382 zł - dla motoroweru.

Możemy dodatkowo otrzymać zwrot za korzystanie ze środków transportu w docelowym miejscu delegacji. Pracownik może zapłacić za wykorzystane przejazdy na podstawie przedstawionych rachunków lub obliczyć poniesiony koszt na podstawie ryczałtu, który wynosi aktualnie 6 zł na dobę. Odbywając podróż własnym samochodem  lub posiadając darmowy transport, tracimy prawo do otrzymania ryczałtu.

Zwyczajowo możemy się również rozliczyć się z opłat za autostrady czy parking w przypadku podróży własnym samochodem.

Noclegi

Delegacja często trwa dłużej niż jeden dzień i pracownik musi w tym czasie nocować poza miejscem swojego zamieszkania. Jeżeli pracownik nie ma zapewnionych bezpłatnych noclegów, posiada on prawo do zwrotu kosztów hotelu lub noclegu w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Aby zwrot mógł nastąpić, pracownik musi jednak przedłożyć pracodawcy rachunki dokumentujące poniesione koszty noclegów.

Jeżeli zatrudniony nie złoży rachunku, a pracodawca nie zapewni mu bezpłatnego noclegu w kraju, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety, pod warunkiem że nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00. Od 1 marca 2013 r. ryczałt za nocleg wynosi 45,00 zł.

W przypadku służbowej podróży zagranicznej, określone stawki noclegowe znajdziemy we wspomnianym już rozporządzeniu. Jeśli pracownik nie będzie mógł przedstawić rachunków, przysługuje mu 25% stawki wyznaczonej dla danego kraju pobytu.


Podstawa prawna:

art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. 21, poz. 94 ze zm.)

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)

PODZIEL SIĘ

Powiązane artykuły na stronie